Audyt kursu walut i przewalutowania
Dopłata paliwowa to osobna pozycja faktury. Opłata terminalowa to osobna pozycja. Marża walutowa pozycji nie ma — jest wliczona w sam kurs. Dlatego weryfikacja faktury pozycja po pozycji jej nie zobaczy: potrzebne jest obliczenie, którego na fakturze nie ma.
Obliczenie, które mogą Państwo wykonać sami
Podzielcie kwotę w euro przez kwotę w walucie obcej. Otrzymacie faktycznie zastosowany kurs. Porównajcie go z kursem referencyjnym Europejskiego Banku Centralnego z tego dnia.
Różnica to marża. Nie jest ogłaszana i nie musi być ogłaszana — jest częścią ceny, jak każda inna.
Służy do tego bezpłatny kalkulator: wpisują Państwo kwotę, walutę, kwotę w euro i datę.
Czy marża jest naruszeniem — zależy od Państwa umowy
To trzeba powiedzieć przed, a nie po.
W większości umów przewozu i spedycji o kursie walutowym nie ma w ogóle nic. W części z nich jest postanowienie pozwalające przewoźnikowi stosować własny kurs.
Jeśli umowa pozwala przewoźnikowi ustalać kurs, marża jest legalna i roszczenia nie ma. Jak duża jest — to pytanie handlowe, nie księgowe.
Dlatego rozdzielamy wyniki na dwa rodzaje i nigdy ich nie sumujemy:
Naruszenie. Umowa wskazuje źródło kursu, a zastosowano inny. To roszczenie, a nasze wynagrodzenie liczone jest od kwoty odzyskanej — 25 %.
Spostrzeżenie handlowe. Umowa milczy albo dopuszcza kurs drugiej strony. To nie roszczenie. To liczba pokazująca, ile to postanowienie kosztuje w ciągu roku, i argument na kolejne odnowienie umowy. Do znalezionej kwoty nie wchodzi i nic od niej nie liczymy.
Drugi rodzaj często jest bardziej przydatny, bo działa do przodu i nie wymaga ani roszczenia, ani terminu, ani zgody drugiej strony.
O jakie sformułowanie warto prosić w umowie
Działające postanowienie ma trzy elementy. Bez trzeciego praktycznie nic nie zmienia:
1. Źródło — czyj kurs obowiązuje.
2. Data — kurs z którego dnia i co zrobić, gdy w tym dniu kurs nie jest ogłaszany.
3. Brak marży — wprost zdanie, że dodatkowa marża przewalutowania nie jest pobierana.
Przykładowe sformułowanie do negocjacji:
„Kwoty wystawione w walucie innej niż euro przelicza się według kursu referencyjnego ogłoszonego przez Europejski Bank Centralny w dniu wystawienia faktury; jeżeli w tym dniu kurs nie został ogłoszony — według ostatniego kursu ogłoszonego przed tym dniem. Dodatkowa marża przewalutowania nie jest pobierana.”
To przykład, nie porada prawna — sformułowanie warto uzgodnić z własnym prawnikiem.
Data w weekend — dlaczego nie sprawdzamy
Europejski Bank Centralny ogłasza kursy referencyjne w dni robocze TARGET. Dla soboty, niedzieli i dnia wolnego TARGET kursu nie ma.
Jeśli Państwa faktura ma taką datę, a umowa nie wskazuje, który kurs wtedy obowiązuje, weryfikacji nie przeprowadzamy. Nie bierzemy „najbliższego” kursu i nie uznajemy go za właściwy — byłoby to nasze założenie, a nie postanowienie umowy, i roszczenia nie da się na nim oprzeć.
Około jedna trzecia dni kalendarzowych to dni nierobocze TARGET. Gdybyśmy przyjęli to założenie po cichu, co trzecia faktura byłaby sprawdzana wobec kursu, którego w Państwa umowie nie ma. W raporcie takie dokumenty wykazujemy osobno, w części „nie udało się sprawdzić”.
W zgłoszeniach celnych kurs jest miesięczny
Do przeliczenia wartości celnej stosuje się nie kurs z danego dnia, lecz kurs celny danego miesiąca kalendarzowego, ustalany przed początkiem miesiąca.
To znaczy, że w zgłoszeniu może być użyty kurs sam w sobie prawidłowy — kurs ECB z tego dnia — i mimo to niewłaściwy, bo powinien być miesięczny.
Ten błąd działa podwójnie, bo wartość celna jest podstawą i dla cła, i dla VAT importowego. Nie sumujemy ich: do nadpłaty wliczamy tylko cło, bo VAT importowy w większości przypadków podlega odliczeniu i nie jest Państwa stratą. Rozbieżność VAT pokazujemy osobno, jako kwestię poprawności zgłoszenia.
I najważniejsza różnica: nadpłacone cło zwracane jest w procedurze celnej, której termin to trzy lata. Termin zakwestionowania marży przewoźnika jest umowny i często wynosi tylko tygodnie.
Dlatego audyt zaczynamy od zgłoszeń celnych: tam i pojedyncza kwota jest większa, i okno dłuższe.
Wniosek do organu celnego składają Państwo lub Państwa przedstawiciel celny. My ustalamy sprawę i przygotowujemy uzasadnienie — zgłaszający w procedurze celnej jest osobą określoną i nie można go zmienić.
Dlaczego to wchodzi w skład każdego modułu
Waluta występuje we wszystkich czterech modułach: dolary na fakturach morskich i lotniczych, dolary i juany na trasach kolejowych, złote, korony, forinty i funty w opłatach drogowych.
Weryfikacja nie wymaga od Państwa żadnych dodatkowych dokumentów — tylko tych samych faktur. Dlatego nie jest osobną usługą z osobną ceną. Wchodzi w skład każdego modułu.
Dlaczego te błędy nigdy się nie kończą
Niektóre błędy po poprawieniu znikają na zawsze. Zła klasa CO2 w systemie opłat drogowych to błąd rejestracji: po przeklasyfikowaniu faktura za następny miesiąc jest już prawidłowa.
Kurs walutowy tak nie działa. Zmienia się codziennie, a każda nowa faktura to nowe przewalutowanie. Nawet po zmianie umowy postanowienie trzeba wykonywać co miesiąc.
To znaczy, że ustalenia walutowe są jedynymi, które wchodzą do rachunku zwrotu z bieżącej kontroli bez żadnego odliczenia.
O tym, czy kurs zastosowany przez przewoźnika jest w ogóle dopuszczalny, decyduje postanowienie walutowe w Państwa umowie. Wypisujemy je wraz z cytatem w audycie postanowień umownych.
Jak liczymy rezultat i co uznajemy za sprawdzone, opisano w metodologii.
Tę usługę włączamy dopiero po omówieniu zakresu — opiera się ona na danych zewnętrznych, których nie mamy na każdym rynku. Najpierw sprawdzamy, czy Państwa przypadek jest objęty, aby nie sprzedawać tego, czego nie zdołamy wykonać.
Czego potrzeba
- Faktury przewoźnika (wymagany)
Jeśli go nie masz: Bez faktur audytu nie da się przeprowadzić. - Dodatek taryfowy do umowy przewozu (bez niego część kontroli nie zadziała)
Jeśli go nie masz: Bez dodatku taryfowego nie zadziała sześć z dwunastu kontroli — zostanie tylko arytmetyka i duplikaty. - Zapisy czasu oczekiwania kierowcy (wskazany)
Jeśli go nie masz: Bez godzin nie obliczymy przestoju — list przewozowy CMR do tego nie wystarczy.
Czego nie robimy
Spostrzeżenia handlowego nie nazywamy naruszeniem. Jeśli umowa nie wskazuje źródła kursu albo dopuszcza kurs kontrahenta, ustalenie pozostaje spostrzeżeniem i do kwoty ustaleń nie wchodzi.
Weekendów i dni nieroboczych TARGET nie sprawdzamy wcale — w tych dniach kursu referencyjnego ECB nie ma. Takie przypadki pokazujemy osobno jako „nie udało się sprawdzić”.
VAT importowego do nadpłaty nie wliczamy — często podlega odliczeniu. W przypadku celnym liczymy tylko cło.
Przykładowe sformułowanie umowne nie jest poradą prawną. Warto je uzgodnić z własnym prawnikiem.
Zgłaszającego nie możemy zmienić — w procedurze celnej jest to osoba określona.